Dags för förändring: När affärssystemet inte håller måttet

Långsiktiga samarbeten med systemleverantörer är en förutsättning för stabilitet och kontinuitet i verksamheten. När affärssystemet inte längre håller måttet är det därför viktigt att våga ompröva relationen till din nuvarande leverantör. Att identifiera rätt tillfälle för förändring och agera i tid kan vara avgörande för verksamhetens effektivitet och konkurrenskraft.

Tecken på att det är dags för förändring

Affärssystemet möter inte längre era behov

Ett system med begränsad skalbarhet utgör snabbt en flaskhals då verksamheten växer. Om du märker att processer innebär manuella workarounds, specifika affärsbehov kopplade till din bransch inte tillgodoses eller att prestandan försämras med ökande datamängder, kan det vara dags att överväga andra alternativ.

Kostnaderna är oproportionerliga

Ett tydligt varningstecken är när kostnader för licenser, anpassningar och underhåll ökar medan värdet för verksamheten förblir oförändrat eller rentav minskar. När ROI för ert affärssystem sjunker är det ett starkt argument för att se över situationen.

Bristande support och service

Kvaliteten på support säger mycket om leverantörens engagemang. Om svarstiderna blir längre, kompetensen hos supportpersonalen minskar eller nya kunder systematiskt prioriteras framför befintliga, är det dags att ifrågasätta det fortsatta samarbetet.

Teknik som bromsar

Om leverantören inte håller jämna steg med teknologiska framsteg som molntjänster, mobilitet, AI eller avancerad analys, tappar ditt bolag konkurrenskraft, jämfört med bolag som använder modernare system.

Svårigheter med integrationer

I dagens digitala landskap måste system kunna kommunicera sömlöst med varandra och möjligheten till integrationer har därför kommit att bli en hygienfaktor. Om ditt nuvarande affärssystem kräver kostsamma och komplexa anpassningar för att fungera tillsammans med andra viktiga system, är det sannolikt ett tecken på att tekniken inte längre är ändamålsenlig.

Övergångsprocessen

Att byta affärssystem är ett stort beslut som kräver noggrann planering. Här är tips på vägen!

• Genomför en grundlig behovsanalys – Identifiera vad som saknas i nuvarande lösning och vilka funktioner som är kritiska för framtiden.
• Utvärdera alternativ – Undersök marknaden och jämför olika leverantörer utifrån era specifika behov, inte bara pris. Fokusera på max 5 leverantörer och system där ni ser potential. Gå sedan på djupet med dessa och poängsätt dem efter parametrar som ni anser är relevanta.
• Planera för datamigrering – Säkerställ att historiska data kan överföras korrekt till det nya systemet.
• Involvera slutanvändare tidigt – Tydlig och effektiv kommunikation mellan verksamhetens intressenter är avgörande för att lyckas vid införandet av ett nytt affärssystem. Olika delar av organisationen bör även få inblick i hur de påverkas av det nya systemet och hur processerna förväntas se ut. Kommunicera tydligt vad förändringen syftar till.
• Avsätt tillräckliga resurser – Implementering av ett nytt affärssystem är en av de mest betydande investeringarna ett företag kan göra. Det är en utmanande uppgift som kräver noggrann planering, både vad gäller den nya tekniken och medarbetarna som ska nyttja den. Betrakta det som en investering i framtiden och inte som en IT-kostnad!

En stabil grund för framtida tillväxt

Att avsluta ett mångårigt samarbete med en leverantör är sällan enkelt. Ibland är det dock nödvändigt för att säkra bolagets fortsatta utveckling och konkurrenskraft. Genom att uppmärksamma varningstecknen i tid och agera beslutsamt kan du minska riskerna och göra övergången till en ny lösning så smidig som möjligt. Ett välplanerat byte till rätt affärssystemleverantör kan ge din organisation ny kraft, fler insikter och en stabil grund för framtida tillväxt.

Funderar du på hur du kan lyckas bättre vid införandet av ett nytt affärssystem?

I vårt white paper Lagarbete bakom byggbranschens digitalisering delar vi med oss av 5 nyckelfaktorer som kan underlätta digital transformation i din verksamhet. Vill du veta mer om hur 4PS kan hjälpa dig att utvärdera ditt nuvarande affärssystem eller planera för en övergång? Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal!