Affärssystemet – för viktigt för att outsourcas

Att implementera ett nytt affärssystem är en viktig strategisk investering som påverkar arbetsflöden, effektivitet och konkurrenskraft under många år framöver. Efter valet av system lämnar många verksamheter över en betydande del av ansvaret till leverantören, vilket kan leda till minskad insyn och kontroll över både implementeringsprocessen och den långsiktiga förvaltningen. Ett aktivt internt ägarskap är avgörande för att realisera systemets fulla potential.

Då leverantören både driver implementeringen och sedan fortsätter att ansvara för systemets förvaltning uppstår flera utmaningar enligt Gartner (2023):

Kostnadsökningar

Företag med lågt eget ägandeskap spenderar i genomsnitt 37% mer på konsulttjänster under affärssystemets livstid.

Långsammare anpassningar

Förändringar tar 2-3 gånger längre tid att implementera när kunskapen främst finns hos leverantören.

Kunskapsglapp

Verksamhetsnära kunskap om systemet utvecklas inte internt.

Minskat affärsvärde

Systemet utgör inte en integrerad del av verksamhetsutvecklingen.

Långsiktigt värde av affärssystemet genom strukturerad förvaltning

Till skillnad från implementeringsprojektet, som ofta får mycket uppmärksamhet, är det förvaltningsfasen som avgör systemets långsiktiga värde. Enligt studier från Journal of Information Technology Management (2023) är bristande förvaltningsstruktur den vanligaste orsaken till att affärssystem underprestererar över tid.

En väl genomtänkt förvaltningsmodell bör omfatta:

Tydlig ansvarsfördelning

Verksamheten äger processerna, konfigurationsbeslut och data, där ett aktivt ägarskap säkerställer att data kontinuerligt valideras, uppdateras och förvaltas för att bibehålla relevans. Leverantören stöttar med teknisk expertis, uppdateringar och specialistkunskap.

En intern förvaltningsorganisation

Microsoft förespråkar att verksamheter etablerar ett forum av systemägare med beslutsmandat, definierar tydliga systemansvariga per område samt inför en strukturerad process för prioritering av förbättringar.

Kompetensöverföringsplan

Under förvaltningen samt då nya funktioner adderas är det viktigt att systematiskt bygga intern kunskap genom utbildning och strukturerad kunskapsöverföring från leverantören. Dokumentationen ägs av företaget, leverantören ansvarar för att tillhandahålla grundmaterial.

Ekonomiska konsekvenser av bristande ägandeskap

Undersökningar från Accenture (2023) visar de ekonomiska konsekvenserna av bristande ägandeskap:

• Organisationer med lågt ägandeskap uppnår i genomsnitt endast 60% av de förväntade affärsnyttorna
• TCO ökar med 25-40% över systemets livstid
• Beroendet av externa konsulter förblir högt även 3-5 år efter implementeringen

Sammanfattningsvis är affärssystemet för viktigt för att helt överlåtas till en extern part. Medan leverantören bidrar med värdefull expertis bör verksamheten ta ägarskapet för systemet, från införande till förvaltning.

God beställarkompetens säkerställer att utvecklingen drivs utifrån verksamhetens behov. Det handlar inte bara om att förstå tekniken, utan om att se helheten där processer och system utvecklas tillsammans och skapar starkare resultat än var för sig. Genom att etablera en tydlig förvaltningsorganisation, bygga intern kompetens och skapa balans mellan internt och externt ansvar lägger verksamheten grunden för ett affärssystem som fortsätter leverera värde långt efter att implementeringsprojektet har avslutats.

Funderar du på hur du kan lyckas bättre vid införandet av ett nytt affärssystem?

I vårt white paper Lagarbete bakom byggbranschens digitalisering delar vi med oss av 5 nyckelfaktorer som kan underlätta digital transformation i din verksamhet. Är du nyfiken på att se hur 4PS Construct fungerar i praktiken? Boka en demonstration!