Den verkliga kostnaden för att arbeta i flera olika system

Fragmenterade arbetsflöden och system är vanliga inom byggbranschen, men att arbeta på detta sätt medför reella kostnader för företagen i branschen. Att använda flera olika IT system bromsar inte bara teamens arbete, utan medför också dolda tidstjuvar, ökar riskerna och försvagar den affärsmässiga samordningen, vilket i slutändan urholkar förtroendet för siffrorna.

De dolda operativa och affärsmässiga kostnaderna för dessa fragmenterade system kan undergräva förtroendet och beslutsfattandet. I slutändan kan de vara anledningen till att ett byggföretag går i konkurs.

Illusionen om att ”klara sig” dag för dag

Byggbranschen är känd för att vara en bransch där tiden är knapp, men det är också en bransch där företagen hittar oändligt kreativa sätt att klara sig och se till att jobbet blir gjort. Det är en heder för alla som är verksamma inom byggbranschen, men det kan också leda till den skadliga illusionen att det nuvarande arbetssättet är ”tillräckligt bra” eftersom det inte har lett till någon katastrof – än så länge.

Det är dock inte det ideala sättet att arbeta på. Varje kreativ lösning har ett pris, och problemen hopar sig tills de orsakar en katastrof. Varje snabblösning är okej i stunden, men totalt sett pekar det på arbetsflöden och system som inte är ändamålsenliga.

Denna illusion av att klara sig döljer verkliga, långsiktiga kostnader inom byggbranschen.

Dolda tidstjuvar finns överallt

Det vanligaste sättet som dessa kostnader visar sig på är genom dolda tidstjuvar. Alla kommer på lösningar som fungerar i stunden, men dessa lösningar hänger inte ihop i en helhetsbild av verksamheten. Det slutar med oändlig dataduplicering, där varje ny kopia tar mer tid att skapa på en ny plats, istället för att alla ska kunna komma åt samma information när de behöver den.

Dessutom, om alla skapar sina egna datakällor finns det inget sätt att säkerställa att allt är uppdaterat. När två team samarbetar blir manuell avstämning nödvändig. Är vi alla på samma sida? Att ta reda på detta slösar tid och leder till att alla utvecklar sina egna lösningar för att lösa dagliga problem.

Slutresultatet blir att människor jagar information mellan teamen och slösar bort enorma mängder tid som kunde ha använts till mer värdefullt arbete. Detta är den verkliga kostnaden för att använda flera system inom byggbranschen och äldre ERP-system.

Fel och ökad riskexponering

Om alla arbetar med olika versioner av samma dokument och inte använder ett dokumenthanteringssystem för byggprojekt kan detta få allvarliga konsekvenser för byggarbetet. Uppgifter kan utföras felaktigt och kräva omfattande omarbetningar. I värsta fall kan felaktigt utfört byggarbete leda till att den färdiga byggnaden inte överensstämmer med de godkända ritningarna, vilket kan orsaka stora problem för ditt företag vid byggnadsinspektionens godkännande.

I samband med detta finns risken för inkonsekventa data i rapporterna. Om du tittar på felaktig information kommer du att fatta dåliga beslut som kan medföra direkta och dolda kostnader. Om du gör fel vid en materialbeställning kan du spendera för mycket eller beställa för lite, och arbetet måste avbrytas.

Om du inte har överblick över vad dina medarbetare gör en viss dag kan du ha resurser på plats som står stilla och i slutändan orsaka förseningar i projektet. Det är inte en enskild persons fel, men det är en potentiell dold kostnad som uppstår när man arbetar med fragmenterade system och arbetsflöden.

Det är här dokumenthanteringssystemet för byggbranschen kommer in; det kopplar samman allt och alla. På så sätt har alla team tillgång till uppdaterad information som ändras i realtid, oavsett om du behöver den senaste finansiella rapporten eller schemat för uthyrning av anläggningsmaskiner.

Bristande samordning i affärsfrågor kan få allvarliga konsekvenser

Det är inte heller bara ett problem på byggarbetsplatsen. Ekonomiavdelningen kommer att dra olika ekonomiska slutsatser, vilket kan påverka ditt kassaflöde, dina marginaler, byggschemat och mycket mer.

Du kommer sannolikt att få försenade eller motstridiga rapporter, som inte lämpar sig för affärsbeslut. Bristande förtroende för rapporterna blir ett växande problem när arbetet saktar in och ansvarsskyldigheten försämras. När förtroendet för prognoser väl är förlorat, hur kan du då fatta säkra beslut och gå vidare med ditt projekt?

Detta är de dolda kostnaderna med att förlita sig på en rad system som kanske är ”tillräckligt bra” var för sig eller från dag till dag, men som inte är utformade eller drivs med helheten i åtanke.

Hur ”bra” ser ut

Å andra sidan finns det ett enkelt och genomförbart sätt för byggföretag i alla storlekar att bedriva sin verksamhet på ett sätt som eliminerar dessa risker och gör verksamheten mer produktiv.

Det första steget är att samla data och arbetsflöden på en och samma plattform – ett byggledningssystem. Tekniska byggledningssystem håller ordning på allt och säkerställer att alla har tillgång till de aktuella dokument och siffror de behöver.

Att tillhandahålla denna delade insyn är nyckeln till korrekt beslutsfattande inom byggbranschen. Du kan vara säker på att affärs- och byggplatsbeslut fattas utifrån korrekt information. Detta skapar ansvarstagande och ägarskap för uppgifterna. Alla kan se vad som händer och förstå sin roll i det samlade arbetsflödet. De vet vad som behöver göras, när det ska göras och vem de ska rapportera till när uppgiften är slutförd.

Detta möjliggör konsekventa, tillförlitliga processer som är effektiva och förutsägbara. De dolda kostnaderna för att arbeta i flera olika system elimineras, och ditt företag kommer att må bättre av det.

Vill du veta hur byggledningsteknik kan ge detta resultat för ditt företag? Kontakta teamet idag för att få mer information och en kostnadsfri demonstration.