Att välja affärssystem är ett av de mest strategiska beslut ett byggföretag kan fatta. Den här guiden hjälper dig att förstå vilka första steg du bör ta, vad du kan förvänta dig, hur du jämför olika alternativ och vilka faktorer som påverkar både kostnader och resultat.
Att byta eller införa ett nytt affärssystem är mer än ett tekniskt projekt – det är en strategisk förändring som påverkar hela organisationen. För att lyckas krävs att både affärsmål, människor och arbetssätt drar åt samma håll. Här presenterar vi fem nyckelfaktorer som hjälper er att sätta förutsättningarna och genomföra projektet på ett effektivt sätt.
Valet av affärssystem bör utgå från verksamhetens långsiktiga mål – inte tvärtom. Ett väl valt ERP-system möjliggör standardisering av affärsprocesser, förbättrad effektivitet och ökad lönsamhet. När systemet stödjer strategin kan medarbetare, både på kontoret och på byggarbetsplatsen, samarbeta smidigt med varandra och med externa parter, med tillgång till samma uppdaterade information i realtid.
De som bäst förstår den dagliga verksamheten är ofta de som kan bidra mest till ett lyckat systemskifte. Involvera nyckelpersoner som både har djup verksamhetskunskap och en positiv inställning till förändring. De fungerar som brobyggare mellan teknik och verksamhet och kan driva engagemang i organisationen.
Digitalisering lyckas först när lösningarna faktiskt underlättar vardagen. Kartlägg hur olika användargrupper arbetar och låt deras behov styra systemval och implementation. Ett system som används fullt ut ger alltid mer värde än ett med fler funktioner.
Motstånd mot förändring är naturligt, särskilt när nya system påverkar etablerade arbetssätt. Kommunicera tidigt varför förändringen sker, vilket värde den skapar och hur den stärker kompetensen i organisationen. Visa konkreta exempel från byggverksamheten, t.ex. hur det nya systemet underlättar hanteringen av tidrapporter, materialleveranser eller projektekonomi, det bygger trygghet och engagemang.
Små, tvärfunktionella team kan göra stor skillnad även i större organisationer. Sätt ihop tillfälliga team med representanter från ekonomi, IT och projektledning för att driva digitala initiativ i byggprojekten. Genom att kombinera snabbhet och innovation med stabilitet och erfarenhet kan ni testa lösningar i mindre skala, t.ex. för resursplanering, kostnadsuppföljning eller materialflöden, innan de rullas ut brett.
När grunden är lagd och de viktigaste förutsättningarna är på plats är nästa steg att förstå vad ett modernt affärssystem faktiskt kan bidra med. Följande områden hjälper er att klargöra förväntningar och strukturera beslutsprocessen.
Ett affärssystem är navet i verksamheten och ska inte bara hantera data, utan också bidra till effektivitet, kontroll och bättre beslutsfattande. För att det verkligen ska underlätta vardagen behöver ni kartlägga hur olika användargrupper arbetar, från ledning till projektledare och ekonomi, och låta deras behov styra systemvalet. Fundera kring frågor såsom:
När ni har definierat era behov är nästa steg att välja en lösning som inte bara fungerar idag, utan också stödjer er långsiktiga strategi. Det kan handla om att hantera komplexa projektstrukturer, resursplanering och kostnadskontroll – samtidigt som systemet är skalbart, integrerbart och användarvänligt. Ställ er därför följande frågor:
SaaS-plattformar föredras ofta av växande företag på grund av sin skalbarhet. Molnlösningar kan snabbt utökas för att möta verksamhetens behov och anpassas efter projektvolym. När större projekt avslutas kan paketet enkelt reduceras utan behov av att avyttra IT-infrastruktur.
Valet av leverantör är, som vi nämnde i föregående avsnitt, minst lika viktigt som valet av system. En erfaren partner förstår både tekniken och verksamheten och kan omsätta era krav till lösningar som fungerar i praktiken och är anpassade till er bransch. Fundera kring följande aspekter:
Priset på ett affärssystem består av flera delar. Jämför inte bara licenspriset, utan titta på totalkostnaden (TCO) över tid. Exemplen nedan visar en ungefärlig fördelning av den totala kostnaden:
Varje systembyte innebär risker. Med god planering går det att minska osäkerheten och skapa förutsättningar för en smidig övergång. Förbered er genom att beakta följande frågor:
Noggrann testning säkerställer att systemet fungerar som tänkt, både tekniskt och i praktiken. Genom att genomföra REQ-test (requirements test) säkerställer du att systemet uppfyller de krav och behov som definierades tidigt i projektet. Testet fokuserar på att validera att lösningen fungerar i linje med verksamhetens faktiska processer och inte bara i teorin. Fundera kring följande aspekter:
Ta kontakt med referenskunder inom samma bransch för att få en realistisk bild av lösningen. Be dessutom leverantören redovisa totalkostnaden (TCO) över 3–5 år, inklusive drift, ytterligare licenser, uppdateringar och support.
Efter valet av system är det lätt att låta leverantören ta huvudansvaret. Ett aktivt internt ägarskap är dock avgörande för att realisera systemets fulla potential. För att maximera värdet av affärssystemet:
Till skillnad från implementeringsprojektet, som ofta får mycket uppmärksamhet, är det förvaltningsfasen som avgör systemets långsiktiga värde. Tydlig ansvarsfördelning, internt ägarskap och strukturerad kunskapsöverföring är avgörande för att maximera avkastningen på investeringen.
Studier från Journal of Information Technology Management (2023) visar att bristande förvaltningsstruktur är den vanligaste orsaken till att affärssystem underpresterar över tid. Lägg grunden för ett affärssystem som fortsätter leverera värde även efter att implementeringsprojektet har avslutats! Ett väl fungerande affärssystem kräver kontinuerlig uppföljning. Utvärdera regelbundet hur systemet stödjer verksamhetens mål och vilka förbättringar som ger mest värde.
Digitaliseringen av byggbranschen går just nu in i en ny fas, från isolerade lösningar till mer sammanhängande, datadrivna ekosystem. Då projekten är komplexa och marginalerna ofta små, blir rätt digitala investeringar skillnaden mellan att vara reaktiv eller konkurrenskraftig.
Ett affärssystem är en långsiktig investering och ett strategiskt vägval som direkt påverkar företagets lönsamhet, anpassningsförmåga och kontinuitet. För att hålla jämna steg med utvecklingen och bibehålla konkurrenskraften bör både system och leverantör väljas med omsorg. En central fråga är om ni som kund får tillgång till den senaste tekniken och best practice även på längre sikt. Det är också viktigt att bedöma om systemet bygger på en plattform som redan används inom organisationen och därmed kan integreras smidigt i befintlig IT-miljö.
Säkerställ dessutom att leverantören har erfarenhet från just er bransch och förstår era processer i praktiken.
Genom att kombinera strategisk förberedelse, tydligt ägarskap och insikt i branschens utveckling skapar ni de bästa förutsättningarna för att ert nästa affärssystem ska bli en långsiktig konkurrensfördel. Att införa ett nytt affärssystem kräver struktur, engagemang och ett helhetsperspektiv där teknik och processer utvecklas tillsammans och stärker varandra. Med en tydlig förvaltningsorganisation, stark intern kompetens och balans mellan internt och externt ansvar lägger ni grunden för ett affärssystem som fortsätter att skapa värde även efter att implementeringen är avslutad.
Ett affärssystem som förvaltas med långsiktighet och tydlig riktning utgör en tillgång som inte bara stödjer verksamheten, utan också driver den framåt.
Ange ditt namn och din e-postadress för att ladda ner filen